Accueil – Généralités

Le journal de bord sert de mémo et de suivi pour tout ce qui concerne les permanences de prêt.

Ce journal, présent physiquement à l'accueil, se présente en trois parties:

1. Check liste des tâches à effectuer à l'ouverture et à la fermeture ainsi que des tâches à effectuer durant les permanences.
2. Calendrier mois par mois à signer tous les jours par une des personnes de l'accueil après l'ouverture et la fermeture & encart disponible en cas de tâches ponctuelles ou remarques à transmettre.
3. En fin de journal, vous trouverez les différentes procédures concernant le bâtiment des Arsenaux :
   • ouverture/fermeture du bâtiment,
   • ouverture/fermeture de l'artothèque,
   • permanence du samedi,
   • boutons d'alarme

Atelier de formation externe : l'accueil à la Médiathèque : https://ecm.vs.ch/livelink/llisapi.dll/Open/19268115

La notion d’accueil est primordiale car c’est le premier contact de l’utilisateur avec la personne qui va refléter l’image de la Médiathèque-Valais. L’accueil reçu forgera l’identité de la Médiathèque, indépendamment de la qualité des autres services. L’accueil est d'abord un acte personnel, un rapport humain et seulement ensuite un rapport professionnel. Il faut faire preuve de savoir-être et s’adapter aux différents types de publics.

Les composantes de l'accueil

👁 Le contact visuel :
Je lève la tête pour rechercher le contact visuel avec le client en vue d’un échange.

😊 Le sourire :
Je souris de manière aimable et instaure ainsi un rapport de confiance avec l’usager.

🗣 Dire bonjour :
Je dis bonjour, éventuellement bienvenue. Je parle de façon claire et intelligible sur un ton aimable et poli. Je pose une question permettant à l’utilisateur de m’ exposer sa demande telle que :
Que puis-je faire pour vous ?  Puis-je vous aider ? Que cherchez-vous ?

🛡️ La neutralité :
Je traite tous les clients avec le même respect. Je ne fais pas de commentaire sur les autres usagers, ni sur mes collègues. Je reste neutre en toute circonstance.

👂 La disponibilité et l’écoute :
Je ne me laisse pas distraire et ne fais pas plusieurs choses en même temps. Lorsque je suis face à un client, rien d’autre ne doit compter. Je laisse la personne s’exprimer jusqu’au bout sans lui couper la parole.

Autres principes

💢 Gestion des conflits :
Je reste calme et courtois(e) même si quelqu'un est énervé. J'essaie de comprendre son problème et l'aider à le résoudre.

🍕 Nourriture et boissons :
Je ne mange pas pendant les périodes d'accueil ou de service au public. Boire de l'eau dans une bouteille fermée et hors de la vue des lecteurs est autorisé.

📵 Téléphone-Natel :
Le natel doit être rangé dans les tiroirs de l'accueil et ne doit pas être consulté pendant la permanence.

• Pompiers 118
• Police 117
• Ambulance 144

 

• Police proximité: 027 327 61 17
• Educateur de rue: 027 322 60 60

ECM - Planning trimestriel des apprentis

ECM - Plans de travail hebdomadaires du SP

1. Etre présent à 8h15 au plus tard !
2. Démarrer les programmes suivants (recommandation) :
   • Firefox: RERO ILS avec l'interface professionnelle
   • Edge: Guide de l'accueil, IM-Weblibrary, Salles Grp. Admin, Salles Grp. Horaires, Site MV (pour montrer l'interface publique de RERO)
3. Démarrer Outlook pour les réservations et l'agenda SC-LESARSENAUX-MEDIATION afin d’être au courant des activités du jour (expositions en cours, animations, visites de clases, etc.)
4. Faire les échéanciers, mais pas trop! (en prêtant un document pour être sûr de la date d’échéance)
5. Allumer toutes les lumières des Arsenaux via le panneau de commande au prêt (cf. procédure ouverture/fermeture du bâtiment)
6. Allumer les imprimantes et la caisse enregistreuse
7. Allumer l'ordinateur des caméras de surveillance
8. Vérifier que les bacs de feuilles des imprimantes et de la photocopieuse soit remplis et remplir si besoin.
9. Vérifier les stocks de papier, échéanciers, flyers, etc… et avertir Ketty ou Vincent en cas de rupture de stock
10. Allumer la photocopieuse et scanner
11. Allumer tous les postes de consultation + internet/bureautique via iTalc
12. Ouvrir les portes coupe-feu
13. Ouvrir la porte de l’espace enfants
14. Ouvrir l’Artothèque (voir: Prêt/Retour des oeuvres de l'artothèque)
15. Ouvrir la porte d’entrée à 8h30 précises à l’aide la clé (cf. procédure ouverture/fermeture du bâtiment)
16. Contrôler s'il y a eu des retours à la borne externe.
17. Envoyer par poste les avis de retrait (A), demandes de restitution et rappels qui arrivent dans la boîte email du prêt
18. Enlever les documents réservés et non retirés par les lecteurs après 10 jours (imprimer fichier Excel reçu par Email)
19. Uniquement le lundi et après jours de fêtes : imprimer les demandes (loans) par cote avant 9h00
20. En cas d’absence du responsable des périodiques, traiter la poste
21. Être à disposition des clients de 8h30 à 10h00.

Le samedi: chercher les journaux au guichet des cases postales (631 et 632)* dès 8h15 et les agrafer avant de les mettre en place pour 9h00. 

1. Envoyer par poste les avis de retrait (A), demandes de restitution et rappels qui arrivent dans la boîte email du prêt et traiter les réservations
2. Ranger les documents réservés dans les réservations par ordre alphabétique
3. Contrôler les formulaires d’inscription (vérifier que les données du compte ont bien été introduites correctement et sans faute & mettre son visa lorsque c’est fait)
4. Contrôler l’ordre alphabétique des réservations et reclasser si nécessaire !
5. Faire le tour des espaces et ranger si nécessaire
6. Contrôler s'il y a eu des retours à la borne externe.

voir aussi: liste des tâches

1. Vérifier que tous les lecteurs soient partis et mettre de l'ordre dans les espaces.
2. Fermer les fenêtres
3. Fermer l'artothèque et les portes coupe-feu
4. Eteindre tous les ordinateurs (iTalc), les imprimantes, le scanner et la photcopieuse, la tv, l'ordinateur des caméras de surveillance 
5. Faire le bouclement du jour sur l'appareil du paiement par carte
6. Eteindre la caisse et ranger la clé
7. Faire le tour des espaces et ranger si nécessaire (périodiques, tasses, papiers, etc.)
8. Eteindre toutes les lumières
9. Fermer la porte principale (cf. procédure ouverture/fermeture du bâtiment)

 

*Les horaires d’ouverture du guichet des boîtes postales n’étant plus assurés le samedi matin, 2 boîtes ont été mises à disposition de la Médiathèque (631 et 632) pour récupérer le courrier du samedi matin. Il faut donc absolument prendre ces 2 clés se trouvant dans la boîte à clés à l'accueil. 

ECM: Procédure ouverture/fermeture

La permanence téléphonique est assurée par le personnel de l'accueil. Un répondeur automatique annonce les messages de fermeture et demande à l'appelant de choisir parmi les choix suivants:

• Prolongation, réservation: 64642
• Recherche de document: 64574
• Autres questions: secrétariat

 

Déviation

Le secrétariat prend les appels de l'accueil:

• le mercredi après-midi entre 14h00 et 17h00
• les lendemains de fête de 8h30 à 11h30; comme suit:

• • Vendredi, 20 mars

  • Mardi, 26 mai

• • Vendredi, 5 juin

• • Mardi, 22 septembre

• • Mercredi, 9 décembre

  • Mardi, 29 décembre

  • Lundi, 4 janvier 2027

 

La déviation* se fait depuis le téléphone portant le numéro 64642 sur le numéro 64571. 

*

1. appuyer sur "Renv. tout"
2. saisir "64571"

Pour désactiver la déviation: appuyer sur "Dés. renvoi"

ECM-Word - Directives des permanences du samedi

Kit de bienvenue

Le Kit de bienvenue en format livret contient*:

• lettre de bienvenue
• directives du prêt
• ressources en ligne
• flyer Makerspace
• flyer Artothèque
• tarifs

*que en français pour l'instant

Merci d'avertir Ketty, Alessio ou Vincent quand le stock est sur le point de s'épuiser.

 

Le nouveau kit de bienvenue se présent en forme de livret.
Il se trouve sur G:\MEDIA\00_Tous\04_Sion\99_travail\Ketty\Kit de bienvenue\Export

• Réglage d’impression :
• dimensionnement et gestion des pages: choisir "multiple"
• pages par feuille: 2 par 1
• orientation: paysage
• imprimer en recto verso: retourner sur les bord courts
• imprimer en couleurs!!

• Après l’impression il faut
1. Plier en deux de façon symétrique les carnets
2. Ajouter deux agrafes avec l’agrafeuse à carnet qui se trouve à l'équipement (cette agrafeuse utilise des agrafes 6,3mm)

 

Les flyers séparés se trouvent toujours sous :

• Directives" & "Tarifs" : disponibles par carton à l'économat dans les dépôts.
• Lettres de bienvenue, flyers pour le Makerspace, Pressreader etc. : à imprimer au fur et à mesure:
  • Lettre de bienvenue: https://ecm.vs.ch/livelink/llisapi.dll/Open/18164557 (impression recto, en couleur, 2 pages par feuille, sur A4)
  • Flyer Artothèque (fr): https://ecm.vs.ch/livelink/llisapi.dll/link/107920399 (impression en recto-verso, retourner sur les bords courts, en couleur, sur A4)
  • Flyer Artothek (de): https://ecm.vs.ch/livelink/llisapi.dll/link/107976196 (impression en recto-verso, retourner sur les bords courts, en couleur, sur A4)
  • Flyers E-Médiathèque: Enterprise Connect\ECM VS\Entreprise\ECM SC\40. Médiathèque Valais (MV)\30. Communication des sources d'information au public\30.00. Guides, directives, procédures, informations, circulaires, charte\Flyers eMV (impression en recto-verso, retourner sur les bords courts, en couleur, sur A4)

Rangement du hall d''entrée

Avant et après chaque permanence, faire un tour du hall d'entrée et remettre en place l'espace:

• ranger les chaises, tables, périodiques, etc.
• distribuer nos flyers sur les tables et sur les bornes

Contrôle des inscriptions

Les formulaires d'inscription remplis sont contrôlés par le personnel de l'accueil lors de périodes calmes. Contrôler dans RERO ILS:

• nom de la personne
• date de naissance
• adresse
• numéro de téléphone
• adresse email (si disponible)
• type de lecteur (si la personne a moins de 16 ans ➡️ VS Jeune / Jugendliche)
• si moins de 18 ans, rajouter "fils/fille de" + nom prénom d'un parent au début de l'adresse
• autorisation internet pour les personnes de moins de 16 ans
• autorisation historique
• autorisation email manifestations culturelles
• date et signature

Si toutes les informations sont correctes, dater et signer la feuille d'inscription et la classer dans la fourre en plastique.

Ordre alphabétique

Il faut classer soigneusement les réservations par ordre alphabétique des Nom, Prénom de lecteurs tels qu'ils sont enregistrés dans RERO ILS (sans tenir compte des espaces). Cela permet de retrouver rapidement les ouvrages réservés quand les lecteurs viennent les retirer.

Si plusieurs noms se ressemblent :

Exemple 1

1. Martin, Alexandre
2. Martin, Narcisse
3. Martinal, Dudu
4. Martinal du Moulin, Jean

Exemple 2

1. Defayes, Fabien
2. De Riedmatten, Cécile
3. Desfayes, Jean
4. Dumoulin, Denis
5. Du Pasquier, Denise
6. Dupuis, Victor

Cette étagère doit rester en ordre :

• Resserrer les serre-livres lorsqu'on enlève un document
• Réaligner les livres au besoin
• Décaler les documents sur les étagères lorsqu'il n'y a plus de place

 

Attention! Les lectures suivies, les jeux et mallettes sont classées dans la petite étagère en dessous du défibrillateur.

Ordre du bureau d''accueil

Le bureau d’accueil est ordré et propre et surtout ne doit pas servir de dépôt.

Merci de contacter les personnes concernées pour retirer au plus vite leurs colis ou lettres.

Lorsqu’on fait la fermeture à l’accueil, merci de bien vouloir ranger tout ce qui traîne à l’accueil avant de partir et ne pas laisser systématiquement pour la personne du lendemain: chariot des retours à mettre au pré-classement, pile de livres sur le bureau sans note, chariot d’expédition etc.

On laisse le bureau comme on aimerait le trouver quand on arrive !

Bornes et casiers

• Contrôler et vider régulièrement les bornes de retour
  • Contrôler à la borne que le retour ait été fait correctement
  • Garder les documents réservés (email envoyé à la boîte email du prêt)
• Contrôler aussi les bornes de prêt (par exemple: bourrage papier, livres laissés dans l'étagère )

Flyers de l''accueil

Ajouter des flyers des activités en cours, les suggestions/remarques et propositions d'achat sur le bureau d'accueil. Contrôler s'il y a des flyers passés et les enlever.

Merci d'avertir Ketty, Céline ou Vincent quand le stock de matériel est sur le point de s'épuiser.

Objets perdus

Procédure pour les objets trouvés:

• Garder l'objet derrière le bureau d'accueil
• Noter l'objet, la date et l'endroit où il a été trouvé dans le fichier Excel "Objets perdus" enregistré sur: G:\MEDIA\00_Tous\04_Sion\99_travail\accueil (un raccourci est enregistré sur les bureaux des trois postes à l'accueil).

Procédure si un lecteur cherche un objet:

• Consulter le fichier Excel pour voir si on a trouvé cet objet
• Vérifier dans l'étagère
• Rendre l'objet au lecteur et noter comme trouvé dans le fichier Excel ou l'informer qu'on ne l'a pas trouvé

 

Je donne la priorité à l'accueil sur toutes les autres tâches et je montre ma disponibilité au public (en évitant les lectures extra professionnelles, en évitant de paraître totalement absorbé par le travail interne). Tâches que je peux accomplir et que je peux interrompre à tout moment:

• Chiens: 
  A l'exeption des chiens guides pour personnes déficientes visuelles, les animaux ne sont pas autorisés.
• Jeux vidéo:
  Loans: oui / PEB: oui
• Les Lectures suivies:
  84 jours, 1 prolongation 28 jours / enseignants uniquement / loans: oui - envoi postal : non
• Les Bibliothèques de classe (romans du secteur Jeunesse):
  84 jours, 1 prolongation : 28 jours / enseignants en priorité ; tout public (durée 28 jours) / loans: oui
• Les mallettes pédagogiques:
  56 jours, pas de prolongation / enseignants uniquement / loans: non - envoi postal: non
• Les jeux:
  56 jours, pas de prolongation / enseignants en priorité ; tout public (durée 28 jours) / loans: oui
• Trottinettes:
  Il n’est pas permis de charger des trottinettes électriques aux Arsenaux, pour des raisons d’économies d’énergie, d’équité, et de protection incendie. Ces moyens de locomotions doivent rester à l’extérieur du bâtiments (parc à vélo p. ex.) pour éviter toute salissures non souhaitées. (email de Carly Mottet du 22.03.2023)