Médiation – Administration

Courrier/mail

Procédure MV-MARTIGNY-MEDIATION :

visualiser tous les jours de présence la boîte mail
traiter les messages en y répondant, en transférant aux personnes adéquates le mail concerné, ou, pour les mails d’information/events, en les laissant dans la boite pour lecture par les autres collaborateurs-trices : classer ce mail vers le répertoire adéquat : poubelle, traité, events,…
vider la boîte éléments supprimés
penser à regarder de temps en temps dans la boîte courrier indésirable (supprimer ou traiter)

→ Ecrire chaque lundi matin un mail résumant toutes les activités de médiation de la semaine et l’envoyer aux collègues de la Médiathèque. Liste de distribution du mail = L-SC-Martigny.

Serveurs partagés

SharePoint de BiblioValais

https://mediathequevalais-portal1.sharepoint.com/default.aspx

Mdp : Biblio1920MV

Share point pour la médiation Martigny

https://mvmynas.i234.me:5001/

ID : mediation

MDP : *MeD21!

Swiss Sharing Oodrive Sale %

ID: mvmymed

MDP: MVMYculture2020*

Codes

Médiathèque :

Boite à clé bureau de Véronique : 182;
Boite d'ouverture de la porte à l'arrière : 607
Boite à clé pour la caisse enregistreuse : 2301
Alarme : 151920 + carré
Ascenseur pour accéder au sous-sol : Presser touche "clé" pendant 3 secondes pour activer la séquence, ensuite → Presser touche 1 0 -1 clé -1

Accès aux plateformes :

Enterprise Connect\ECM VS\Favoris\40. Médiathèque Valais (MV)\40. Médiation culturelle\40.02. Offre culturelle\40.02.01. Coordination\MV Martigny\Stagiaire Mediation

Contacts

Problèmes administratifs ? Véronique Fellay 71541,
Problèmes avec médiation ? Sylvie Fournier, 7 15 46,
Problèmes informatiques ? Help Desk, 6 22 88
Problèmes informatiques (site de la Médiathèque) ? Fanny,
Problèmes de photos ? Angela, 7 15 55, ;

Mathieu Emonet, 71550,

Problèmes de films ? Géraldine, 7 15 47, ; Anne Zen-Ruffinen, 7 15 70,
Problèmes de sons ? Lucien, 7 15 72,
Problèmes avec Libre-Accès ? Tania, 71562,
Direction : Sylvie Délèze, 7 15 45,

Procédure imprimeurs

A) Pour les travaux d’impression inférieurs à 3000 CHF

Faire une demande de devis à l’imprimeur valaisan de son choix

Réceptionner le devis et le faire signer à la/le responsable du projet

Pour les supports destinés à une promotion générale (Programme semestriel, brochure Collines de Sion, etc.), dont le montant est débité du compte « Promotion » : collaboratrice spécialisée de la gestion centrale des Musées cantonaux (N. Huguet)
Pour les supports liés aux expositions temporaires : le directeur/ la directrice du musée qui organise l’exposition
Pour les supports liés à des projets spéciaux : le porteur/ porteuse du projet ou le directeur des Musées cantonaux (P. Ruedin), selon décision préalable

Transmettre le devis à la personne responsable (si besoin) / Enregistrer le devis sur ECM

Confirmer la commande auprès de l’imprimeur et lui envoyer le BAT

Réceptionner la facture envoyée par l’imprimeur et viser la facture avec les tampons

Transmettre la facture à la/le responsable du projet pour signature (cf. point A.2) / Enregistrer la facture sur ECM

Transmettre la facture signée avec le devis à la collaboratrice spécialisée de la gestion centrale des Musées cantonaux (N. Huguet) qui transmet ensuite au responsable de la gestion financière du Service de la culture (F. Oggier)

B) Pour les travaux d’impression supérieurs à 3000 CHF

Faire un appel d’offres à au moins trois imprimeurs valaisans (Haut-Valais, Valais central et Bas-Valais de préférence) (– surtout faire une offre avec des imprimeurs avec lesquels on veut travailler, car le moins cher l’emportera. Si on peut pas toujours faire les 3 parties du canton, tant pis. ) qui devront être adressée à l’attention de M. Diego Gertschen de l’Economat cantonal, avec Promo et CM en copie.

Une fois les offres reçues, transmettre un tableau comparatif des prestations et des coûts, avec mise en évidence de l’offre la moins chère et l’envoyer à C. Mottet qui confirme la commande à D. Gertschen

Enregistrer les devis sur ECM

D. Gertschen passe commande auprès de l’imprimeur retenu et avertit également les deux autres imprimeurs non retenus

Réceptionner le bon de commande envoyé par D. Gertschen à la personne qui a fait l’appel d’offre et à l’imprimeur retenu – demandé à D. Gertschen de passer la commande

Confirmer la commande auprès de l’imprimeur et lui envoyer le BAT

Réceptionner la facture envoyée par l’imprimeur et viser la facture avec les tampons et y joindre l’offre.

Transmettre la facture à la/le responsable du projet pour signature (cf. point A.2) / Enregistrer la facture sur ECM

Transmettre la facture signée + le devis retenu + le bon de commande de D. Gertschen à la collaboratrice spécialisée de la gestion centrale des Musées cantonaux (N. Huguet) qui transmet ensuite au responsable de la gestion financière du Service de la culture (F. Oggier)

!!! RAPPEL : N° de compte pour les imprimés, reliures et publications : 3102.000

← Retour