Services au public – Procédures

Frais de rappel

Quand le client rend un livre après la date d’échéance, le système l’indique en faisant apparaître le montant du retard depuis la date d'échéance, les deux jours suivants la date d’échéance ne sont pas comptabilisés (50 cts. par jour et par document)

• effectuer les retours, contrôler qu’il n’y a plus de livre en retard sous activité du lecteur.
• aller sous compte, le montant détaillé des frais s’inscrit à l’écran
• encaisser les frais éventuels
• si le client paie complètement ses frais de rappel, cliquer sur Tout payer, puis Enregistrer.
• si le client paie partiellement les frais, cliquer sur Action et Payer une partie.
• les frais sont payables par cash ou carte de puis janvier 2025.

Paiement par carte

CAS PARTICULIERS : Les LS et livres en « bibliothèques de classe » ont un tarif réduit à 2 cts par jour de retard. A l’encaissement, arrondir le montant aux 10 cts les plus proches.

ATTENTION :

Depuis 2024, la Médiathèque de St-Maurice a mis en place le projet Ecole : tous les enfants des écoles primaires de St-Maurice sont exempts de frais, idem pour les enseignants de St-Maurice. Cette mesure pour les enfants est étendue à l'ensemble du réseau en phase test depuis juillet 2025: Le Plan directeur des bibliothèques valaisannes 2024-2028 prévoit 20 mesures à l’intention des écoles et des élèves sur les 39 que compte le Plan directeur : parmi celles-ci, la suppression des frais de retard concernant les jeunes de moins de 16 ans.

Cette mesure a fait l’objet de discussions et un accord a été trouvé pour tester cette mesure sur l’année 2025/2026 pour l’ensemble des bibliothèques. Puis un bilan sera tiré de cette expérience d’ici une année. Les jeunes de moins de 16 ans continueront de recevoir des rappels, mais sans frais.

Tarifs MV en annexe

Photocopies

Photocopies retirées au service du prêt

Le Service du prêt encaisse le montant tout de suite. Sur demande, on peut donner le ticket de caisse.

Photocopies expédiées

=> Gestion par le service du prêt inter.

NB: il faut si possible communiquer les tarifs au moment de la commande.

Publications vendues au service du prêt

Les publications disponibles à la MV sont uniquement vendues sur place et au comptant. Nous n'établissons pas de facture, seulement une quittance sur demande. La MV St-Maurice ne vend aucun titre, se référer à la liste des titres en annexe pour connaître leur lieu de vente et leur prix.

Documents annoncés perdus Memo facturation

Lorsqu’un lecteur annonce la perte d'un document, la personne présente au service du prêt :

1. Vérifie si le prix du livre et des frais de traitement se montent à moins de 20 frs. = encaisser au guichet du prêt. -> Encaiss. - 20 francs
2. Si non, effectue un print du dossier d’activité du lecteur dans lequel figure le document perdu. Si plusieurs documents, le signaler en les surlignant ou envoie un mail directement au secrétariat avec le nom, prénom du lecteur concerné ainsi que la référence du livre à facturer.
3. Signale au lecteur que les documents lui seront facturés par la comptabilité de l’Etat du Valais, selon les frais de remplacement (prix coûtant du document), les frais de traitement et éventuellement les frais de retard.
4. Transmet le print au secrétariat qui applique la procédure ci-dessous:

• dernière vérification au rayon
• "retour" du document dans Virtua
• statut "MANQUE FACTURE" dans la notice du document
• pré-facture à destination de la MV Sion comptabilité, laquelle se charge de la facturation et du suivi
• Le lecteur n'est pas bloqué

Documents non rendus

Si un lecteur ne rend pas un document, RERO ILS génère automatiquement des lettres de rappel :

• 1er rappel 1 semaine après l'échéance
• 2ème rappel 3 " "
• 3ème rappel 5 " "
• 4ème lettre de rappel, annonçant la facturation du document, est envoyée par le Service du prêt 7 semaines après l'échéance.

A partir du 4ème rappel, la procédure de facturation est engagée par la direction qui mettra un code de blocage en attendant le paiement.

NB.: Les documents passent de l'onglet "En retard" à l'onglet "Très en retard/Facturé".

Une liste des lecteurs "Très en retard/Facturé", imprimée chaque semaine, est à transmettre au Secrétariat, qui fera suivre le dossier.

La Direction SM se charge de rechercher le prix des documents s'il ne figure pas dans la notice et d'établir une pré-facture. Elle transmet la pré-facture à Sion, où la facture sera établie par la comptabilité de l’Etat du Valais.

Documents rachetés par le lecteur

Si un lecteur désire racheter le document par ses propres moyens (cette pratique n’est pas encouragée mais autorisée) la personne au service du prêt :

1. Inscrit sur l’exemplaire un avertissement lors du retour « Document perdu par un lecteur, en cours de rachat, date, initiales ». Passe le document sous le statut « manque/perdu ». Transmet le print du document avec le nom du lecteur à la responsable du TDI.
2. Ajoute une note 00 sur la notice du lecteur « Document no code barre en cours de rachat par le lecteur, dater, signer ». Cette note doit être effacée lors de la réception du document.
3. Encaisse directement les 10CHF de frais de traitement du document ou, à la demande du lecteur, les ajoute sur le compte de celui-ci.
4. Lorsque le lecteur ramène le document, la personne du prêt transmet le document à EN avec un print de la notice du document (attention ne pas oublier de mettre à jour le compte du lecteur).

Pour information, les factures sont établies comme suit :

• Motif de la facture (document perdu - document non rendu)
• No de rubrique (propre à la comptabilité)
• Adresse du lecteur
• Cote, auteur, titre
• Prix net du document
• + Frais de traitement,
• (30 francs par document, 10 francs si annoncé, 10 francs par no de périodique, 10 francs par document Enfant et 5 francs pour une Lecture suivie)
• + Frais de retard éventuels à payer

Si la facture revient avec la mention "inconnu à cette adresse", "a déménagé" ou autres, le secrétariat fait des recherches d'adresse (contrôle des habitants...) et communique la nouvelle adresse à la Direction, laquelle retransmet l’information à Sion.

Si le lecteur reste introuvable :

1. la direction lui attribue le type de lecteur LZ qui ne lui permet plus d'emprunter
2. une remarque est introduite: "ADRESSE INCORRECTE, LECTEUR INTROUVABLE !!!"
3. le statut du livre devient "MANQUE Perdu"
4. la direction transmet l’information à Sion, où la facture est annulée immédiatement par la Comptabilité et classée par le secrétariat de manière à pouvoir la retrouver si le lecteur réapparaît
5. la direction transmet l’information concernant les documents au service des acquisitions, lequel décide du remplacement ou non du document

Facturation de documents perdus empruntés par prêt entre bibliothèques

La procédure est la même que ci-dessus mais une facture est demandée par le Service du prêt à la bibliothèque prêteuse. Cette facture est transmise et payée par la Comptabilité (SAGF à Sion) et répercutée par cette même comptabilité chez le lecteur en y ajoutant les frais de rappel éventuels.

Facturation de livres prêtés à une autre bibliothèque (PEB)

La procédure est la même que pour les documents perdus et facturés à un lecteur, seuls les frais de rappel ne sont pas facturés.

Contestation de la facture par le lecteur

Si le cas ne peut pas être réglé par le responsable du Service au public, transmettre à la Direction.

Poursuites

La Comptabilité générale de l'Etat transmet à la Comptabilité de la Médiathèque des formulaires destinés à mettre en poursuite les lecteurs qui ne paient pas leurs factures. La facture est annulée, mais on met le code de blocage LZ jusqu’au règlement du cas.

La suite de la procédure est la même que lorsqu'un document est payé (voir ci-après).

Lorsque le document est payé

1. la comptabilité de l'Etat avertit la comptabilité de Sion (MV) lorsqu'une facture est payée. Sion retransmet l’information à la direction de la MVSM
2. si cela n'a pas été fait antérieurement, il faut entrer le statut "MANQUE Perdu"
3. Le Secrétariat supprime la note facturation et le code de blocage existant dans le dossier du lecteur
4. Le Secrétariat fait suivre l’information relative aux documents perdus au Service des acquisitions qui décide du remplacement ou non du document

Document rendu après l'envoi de la facture

Depuis 2019,les factures ne sont plus annulables comme indiqué dans la 4ème lettre reçue par le lecteur. Une fois la facture reçue, elle doit être payée et aucun retour de document ne sera accepté.

Document rendu après le paiement de la facture

!!! En aucun cas nous n’acceptons le retour des documents après paiement de la facture. Nous ne remboursons pas les factures déjà payées. !!!

Rangement des documents en retour

Les documents en retour sont déposés derrière le prêt sur les étagères ou sur les chariots correspondants.

Le rangement des documents se fait tous les jours selon le programme (selon calendrier Outlook : SC-MV-StM-Svc-Pret).

Pour éviter un engorgement des retours, dans la mesure du possible et en accord avec la/le collègue, lors de moments calmes, ranger les documents du rez-de-chaussée.

Il est indispensable de vérifier les indications et messages qui s’affichent à l’écran ainsi que de s’assurer que le document est complet lors de chaque retour et de contrôler sur le dossier d’activité du lecteur que tout est en ordre (activité, rappels, compte) en présence du lecteur.

Tous les documents peuvent être rendus indifféremment dans n'importe quel site (Brigue, Martigny, St-Maurice ou Sion), sauf pour les mallettes et le matériel spécialisé (matériel ACM) qui doivent absolument être rendus dans le site où ils ont été empruntés !!!

Retour de documents agaunois

• Les documents retournés sont déposés derrière le prêt selon la localisation dans les étages du bâtiment (casiers par étages), ou sur le chariot correspondant en vue du rangement
• NB : Aux heures d’ouverture au public, les retours se font directement aux postes 1 et 2. En dehors de ces heures, les documents en retour peuvent être déposés par les lecteurs dans les boîtes prévues à cet effet dans l’entrée.
• Les documents à réparer vont dans le casier « Réparations » avec une fiche ad hoc à remplir. Faire le prêt sur la carte de lecteur « MV SM réparations ».
• Les documents réservés par nos lecteurs sont à placer derrière le prêt sur les étagères, par ordre alphabétique des lecteurs, avec nom et prénom inscrits au sommet de la page, ainsi que la date.
• Les mallettes et jeux se contrôlent immédiatement lors du retour dans la mesure du possible, sauf pendant les périodes de grande affluence.
• Tous les boîtiers CD et DVD doivent être ouverts lors du retour pour en vérifier le contenu.
• NB : s’il manque du matériel dans les jeux et les mallettes : contacter le lecteur et déposer le mail avec le doc au prêt.

VERIFICATIONS :

• Livres, CD, DVD : A vérifier au moment du retour
• Mallettes, matériel spécialisé, jeux : A vérifier au moment du retour, si possible, ou dès affluence réduite (remplir fiche ad hoc si matériel manquant)

Retours de documents des autres sites MV et de PEB

Trier les retours en selon les distinctions suivantes

1. Retours/réservations bibliothèques valaisannes
2. Retours autres PEB
3. Retours BASM (Bibliothèque de l’Abbaye)

RETOURS/RESERVATIONS SITES MV + BIBLIOTHEQUES VS (sauf Chablais) :

• Les documents en retour ou réservés pour les sites MV ou les bibliothèques VS doivent être amenés au local de poste triés selon le casier ad hoc.

RETOURS/RESERVATIONS BIBLIOTHEQUES CHABLAIS

• Les documents en retour ou réservés pour les bibliothèques du Chablais sont gérées par un système de bus navette. Les documents doivent être triés dans le local de poste selon le système des caisses.

RETOURS PEB :

1. rechercher la fiche de prêt inter (avec le print) dans le fichier du prêt inter ;
2. vérifier que la cote du livre corresponde à celle du print ;
3. faire le retour normalement ;
4. mettre le document (avec sa fiche de prêt inter) dans le casier « Retours PEB »
5. mettre la fiche « fantôme » dans le casier de la personne en charge du PEB

Documents ou objets trouvés et dons privés

Lorsque l’on trouve des documents ou objets anonymes, les placer sur l’étagère « Doc. trouvés », avec fiche datée et signée ; mais si le propriétaire est identifié, on lui écrit et on place à son nom le document sur l’étagère des « Réservations ».

Les dons ne sont acceptés que sous certaines conditions, se référer au document concernant ce point en annexe. Pour les dons que nous n’acceptons pas, distribuer au client la liste d’adresses des organismes récoltant des livres en Valais.

1. Vérifier si une note dans la notice de l’exemplaire stipule l’existence d’un dégât
2. Si non, noter le nom du lecteur sur la fiche réparation ad hoc avec la date et les initiales de la personne qui constate le dégât
3. Insérer la fiche réparation dans le document
4. Signaler au lecteur que la direction va examiner les possibilités de réparation ou non du document et que dans tous les cas un courrier lui parviendra sous forme de facture

Type de facture qui lui sera faite :

si réparation impossible : facturation des frais de remplacement du document, soit prix du document + frais de traitement

• Rachat du document : facturation du prix du document + des frais de traitement.
• Document épuisé et non-conservable : facturation du prix du document + des frais de traitement. Dans ce cas, si le lecteur le souhaite, il peut demander la restitution du document.
• Document épuisé et conservé par la Médiathèque : seuls les frais de traitement sont facturés au lecteur.

1. Effectuer immédiatement un prêt pour la carte de lecteur "Réparations" (dans le tiroir)
2. Déposer le livre dans le casier "Réparations" au bureau du prêt